Gestión documental para PyMEs

Olvídate de las carpetas olvidadas en los estantes. En Santander PyME te decimos los beneficios de contar con un sistema que permita gestionar y almacenar la información física de tu negocio y transformarla en digital.

31-01-2018

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Si tu empresa es de la vieja escuela, seguramente enfrentas un problema de gestión documental que la era digital exige resolver de inmediato: el manejo de los documentos de archivo.

Si tienes una gran cantidad de información en papel resguardada en archiveros viejos, es momento de transformarla y ocupar esos valiosos datos en beneficio de la supervivencia de tu negocio.

Para lograrlo, una gran opción es digitalizar la documentación. Esto significa transformar el contenido (imágenes y textos) de un soporte analógico a un formato digital o electrónico para su gestión, almacenamiento y difusión, asegurando su conservación, legibilidad y acceso en el momento que se requiera su consulta.
 
Prácticamente cada segundo, empresas de todo el mundo generan, reciben, envían y almacenan una gigantesca cantidad de datos, por lo que se ha hecho indispensable contar con tecnologías de almacenamiento de información, big data y en la nube, que garanticen su resguardo y que faciliten las tareas de gestionar, almacenar, dirigir, acceder y compartir documentos.
 
Durante décadas, la gestión documental de las empresas era tarea de los administradores, archivistas y hasta bibliotecarios, quienes utilizaban como herramientas de trabajo los libros de registro, carpetas, cajas y estanterías en los que se guardaban los documentos de papel. Con la digitalización se fueron sumando soportes informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
 
Actualmente existen sistemas de gestión documental con diversos grados de complejidad: desde el que hace un registro de la correspondencia que entra y sale, hasta sofisticados sistemas informáticos que controlan los flujos de trabajo de la tramitación de expedientes, capturan información desde bases de datos de producción y contabilidad, enlazan el contenido de archivos, centros de documentación y permiten realizar búsquedas precisas y recuperar información de cualquier lugar.
 
La gestión documental es una solución eficiente que mejora el manejo de información y puede resultar determinante para el desarrollo de una empresa. Estos son sus principales beneficios:
 
  • No requiere del espacio físico de un archivo.
  • Genera un único conjunto de información con todo aquello que fue o es importante para la organización.
  • Posibilita la localización rápida de documentos.
  • Ayuda a determinar el tiempo que los documentos deben guardarse.
  • Preserva los documentos originales (se elimina el deterioro del material por su uso).
  • Integra la documentación en procesos de trabajo.
  • Administra las diversas versiones de un mismo documento y elimina el material duplicado.
  • Controla el acceso al archivo por niveles de seguridad.
  • Reduce el riesgo de perder documentación.
  • Relaciona información por grupos y tipos de usuarios.
 
Más que una posibilidad, la gestión documental es una necesidad para las empresas debido a que para la mayoría de ellas es de vital importancia acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. Aunado a esto, el volumen de información que se genera todos los días invita a buscar nuevas soluciones que ofrezcan ventajas sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
 
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