Aumenta la productividad con las reuniones de trabajo

Una adecuada planeación, desarrollo y seguimiento de una junta logrará mayor productividad para tu empresa. En Santander PyME te decimos cómo conseguirlo.

11-09-2017

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Las reuniones de trabajo son una excelente oportunidad para conocer el desempeño de cada uno de tus colaboradores, el estatus de los objetivos de la institución o si necesitas hacer cambios estructurales.

Sin embargo, pueden convertirse en una pesadilla si no cuentas con un plan estratégico, ya que en este caso serán tiempo, dinero y energía desperdiciados.

Especialistas apuntan que existen cinco razones básicas para convocar a juntas de trabajo:
 
  1. Dar información. Compartir datos importantes que son necesarios para los trabajadores.
  2. Obtener información. Cuando se desea escuchar las opiniones de los asistentes respecto a un tema particular.
  3. Tener opciones. Cuando se requiere de lluvia de ideas para llegar a soluciones.
  4. Tomar decisiones. Cuando se necesita el consenso de los miembros del grupo para realizar una acción importante.
  5. Contacto humano. Para conocer mejor a cada colaborador y saber cuáles son sus aspiraciones en determinados ámbitos de la empresa.
 
Una reunión laboral organizada puede ser muy productiva y, para lograrla, te recomendamos tomar en consideración los siguientes aspectos:
 
Establecer los objetivos. Es indispensable aterrizar los motivos generales y particulares de la junta: qué quieres lograr y los puntos centrales que necesitas abordar.
 
Priorizar los temas. Es de vital importancia identificar los tópicos importantes a tratar durante la reunión y evitar enfatizar los que no tengan mayor relevancia. Es recomendable tratar los asuntos primordiales al comienzo, cuando la concentración está en su punto máximo, y así reducir el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la junta.
 
Citar e informar a los asistentes. Se debe convocar a los participantes por lo menos con 15 días de anticipación, haciendo de su conocimiento el lugar, fecha, motivo, duración (no más de una hora) y especificar si se necesita de su intervención para desarrollar un tema.
 
Prever el espacio. La reservación del lugar donde se llevará a cabo dependerá del número de participantes. Toma en cuenta el traslado de los asistentes, disposición de la sala, capacidad de aforo, infraestructura tecnológica (internet y adecuación de equipo audiovisual).
 
Resumir los acuerdos. Es recomendable que al final de la reunión el expositor recapitule lo acordado, cuáles serán los planes de acción e informe la programación de la siguiente junta. Por lo regular la minuta se envía por correo electrónico a los asistentes.
 
Las reuniones de trabajo tienen como objetivos aumentar la productividad dentro de la empresa, establecer estrategias, detectar errores, enaltecer los logros y optimizar el quehacer profesional de cada uno de los miembros del equipo. Es por esto que el óptimo desempeño de cada trabajador se debe, en gran medida, a la motivación e interés que se logren dentro de las juntas de trabajo.
 
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